Il y a une tendance générale à sous-estimer les compétences techniques dans l’industrie qui a été dominée par les compétences non techniques. Cependant, dans l’environnement de plus en plus concurrentiel d’aujourd’hui. Avoir des compétences spécialisées vous donne un effet de levier supplémentaire dans les endroits et les industries les plus inattendus, l’industrie hôtelière ne fait pas exception.
Eh bien, avant de plonger dans la discussion, je voudrais souligner la différence entre le codage et la programmation :
- Le codage est la traduction du langage naturel en commandes machine.
- Programmation – pour créer un produit, vous devez suivre plusieurs étapes supplémentaires en plus du codage. Ils incluent la planification, la conception, les tests, le déploiement et même la maintenance. Au total, l’ensemble du processus peut être appelé programmation.
Je dirais que toute industrie peut bénéficier de compétences de codage et de programmation de base. Cependant, dans cet article, nous allons nous concentrer sur l’industrie hôtelière. Je me suis senti obligé que l’industrie dominée par les compétences générales devrait également essayer de s’écarter des points de vue orthodoxes et se pencher un peu sur les compétences spécialisées. Par conséquent, tous les exemples et scénarios sont fournis par l’industrie hôtelière.
Au début de mes études à l’université. Je soupçonnais déjà que beaucoup de choses qui sont faites au niveau de la direction pourraient être plus efficaces. Étant donné que de nombreux rapports sont répétitifs et peuvent conserver la même structure pendant plusieurs années, je me demandais s’il existait un moyen de les automatiser à l’aide de n’importe quel type de logiciel. Après des recherches plus approfondies, j’ai découvert que le secteur financier automatise ses rapports via Excel VBA, un langage de programmation natif d’Excel et simple dans sa conception et sa structure. Sans aucune hésitation, j’ai suivi le cours en ligne de l’Université du Colorado pour apprendre et appliquer Excel VBA. Je l’ai vu comme un outil supplémentaire pour m’aider dans ma future carrière dans l’industrie hôtelière.
Les cours étaient difficiles et nécessitaient certaines compétences liées à l’abstraction et à la logique, cependant, depuis que j’ai obtenu mon diplôme d’études secondaires axées sur la technique, c’était gérable. Après avoir terminé plusieurs projets universitaires et terminé l’automatisation de certains de mes cours juste pour le plaisir, je me suis senti confiant de pouvoir commencer à appliquer mes compétences dans un lieu de travail potentiel.
Il existe deux principales applications différentes d’Excel VBA :
- Automatisation des rapports répétitifs
- Créer de petits programmes qui peuvent aider à effectuer des analyses avancées telles que le grattage Web ou la détection de tendances.
Tout le code est évolutifce qui signifie que si le code a été créé une fois, il peut être utilisé par tous les autres associés du service ou de l’entreprise.
Il existe de nombreux rapports fastidieux qui peuvent être automatisés dans différents départements de l’industrie hôtelière, en commençant par les finances et les ventes et en terminant par la restauration et le front office. Dans certains départements plus que dans d’autres. Par exemple, plus de tâches administratives nécessiteront plus probablement Excel. Dans les départements tels que F&B et Front Office, les tâches administratives sont principalement effectuées par des managers et des superviseurs, tandis que dans les ventes et les finances, vous pouvez les avoir au poste de débutant.
Dans mon département particulier, j’ai écrit un bout de code pour automatiser le Enquête de satisfaction des clients (alias GSS) qui auparavant était effectuée manuellement par l’un des superviseurs sur une base quotidienne. Cela permet d’alléger le fardeau et d’améliorer la productivité au sein du département et d’obtenir une certaine reconnaissance de la part des gestionnaires. Cependant, il y avait une certaine résistance due au manque de confiance et de compréhension, mais ils ont finalement été surmontés. De plus, je suis allé de l’avant et j’ai automatisé certains rapports lors de l’audit de nuit, tels que les cas de service client et les journaux de discussion. En moyenne, il faudrait 5 heures par semaine pour créer un rapport GSS et 2,5 heures par semaine pour créer des cas de service client et des rapports de journal de chat. Cela permettrait d’économiser jusqu’à 390 heures par an !
Certaines fonctionnalités avancées peuvent également être implémentées pour offrir des changements de qualité de vie ou au moins quelques solutions rapides jusqu’à ce que l’informatique ou la direction propose une meilleure solution ou un meilleur logiciel. Par exemple, pour améliorer la prévision des tendances, j’ai ajouté une fonctionnalité qui permettait de rechercher des mots-clés dans une section de commentaires de l’enquête. Cela a encore réduit le filtrage manuel inutile des enquêtes et a permis au responsable du Front Office de se préparer quotidiennement aux réunions de gestion.
Un autre outil d’analyse avancé fourni par Excel est le web-scraping de base. Cela implique de créer un code qui obtiendrait les informations souhaitées d’un site Web en quelques secondes. Par exemple, un responsable des revenus peut avoir besoin de copier-coller manuellement les tarifs des chambres du site Web d’un concurrent dans un rapport Excel. En écrivant un code pour télécharger et détecter automatiquement les taux, vous pouvez gagner du temps pour des tâches plus importantes. Dans les cas avancés, le responsable des revenus peut même automatiser le rapport en grattant plusieurs sites Web et en combinant les informations de la manière qu’il souhaite voir, créant ainsi un rapport qui prendrait au moins une heure à faire en quelques secondes. Un autre exemple serait un directeur des ventes et du marketing qui souhaite automatiser le processus de génération de prospects ou de réponse aux e-mails et aux messages. Le responsable des ventes et du marketing peut personnaliser les e-mails et les fichiers qu’il souhaite envoyer au quotidien.
D’un autre côté, il y a certainement des pièges à prendre en compte lorsque vous travaillez avec Excel VBA. La personne qui travaille sur le code doit laisser des procédures opérationnelles standard claires (aka SOP) et parfois assurer la maintenance du code. Chaque fois qu’une petite partie du rapport change, l’ensemble du code peut devenir inutile à moins qu’une personne connaissant VBA puisse le réparer rapidement en apportant de petites modifications au code. Par conséquent, l’organisation peut dépendre d’une seule personne connaissant VBA. Dans le secteur financier, plusieurs personnes savent comment programmer dans Excel VBA, tandis que dans le secteur de l’hôtellerie, cela peut être assez difficile à maintenir et sera donc limité à la boîte à outils personnelle du directeur des ventes ou des revenus avisé.
Se mettre au travail sur Excel offrira certainement de nombreuses possibilités d’automatisation. Il y a certainement beaucoup de temps que vous devez investir avant de pouvoir voir les avantages potentiels, y compris étudier pendant des mois ou jusqu’à un an sans voir de progrès tangibles, cependant, cela porte certainement ses fruits à long terme. Par conséquent, je conseille à tout professionnel ou gestionnaire qui souhaite prendre le dessus sur la productivité et les tâches administratives de bénéficier de l’apprentissage de base d’Excel VBA.
Sultan Nurdaulet
sultanhotelier.com